1. Точная цель совещания должна быть ясна вам с самого начала.
2. Если вопрос может быть решен иначе, отмените совещание.
3. Точно оцените, что делает совещание успешным и, наоборот, неуспешным.
4. Осознайте, что случится, если регулярные совещания не будут проводиться.
5. Помните, что пресс старших менеджеров может подавить дискуссию.
6. Проводите совещания не на своем рабочем месте, чтобы вы могли “слинять”.
7. Знайте о разных формах проведения совещаний.
8. Знайте все формальные требования к проведению официальных совещаний.
9. Перед совещанием обзвоните приглашенных и сфокусируйте их на проблеме.
10. Будьте избирательны в отношении информации, не давайте в избытке.
11. Учитывайте разницу во времени, организуя телефонные конференции.
12. Установите строгий лимит времени при совещании он-лайн.
13. Периодически называйте свое имя при телефонной конференции.
14. Всегда продумывайте, какого рода совещание вы собираетесь провести.
15. Совещания должны быть настолько скромными, насколько возможно.
16. Положите часы так, чтобы вы всегда могли следить за временем.
17. Подготовьте раздаточный материал наряду с повесткой дня.
18. Вербуйте союзников до совещания.
19. Убедитесь, что достигнуто согласие о цели совещания до его начала.
20. Напомните участникам повестку дня, если они начнут отклоняться.
21. Приглашая участников, предполагайте, как они будут работать в группе.
22. Учтите время на дорогу, назначая совещание.
23. Перенесите совещание, если люди не могут собраться.
24. Укажите имена докладчиков рядом с каждым пунктом плана.
25. Избегайте совещаний в неподходящее время (низкоэнергетичное), например, сразу после обеда.
26. Убедитесь, что председательствующий в курсе всех изменений повестки дня.
27. Повестка дня должна быть настолько простой и короткой, насколько возможно.
28. Старайтесь уместить повестку дня на 1 листе бумаги.
29. Обсуждение важных вопросов ставьте в начало, когда еще все внимательны.
30. Оцените потерю времени теми, кто должен ехать издалека.
31. Убедитесь, что есть оборудование для участников с проблемами (например, пандус для колясок).
32. Убедитесь, что не будут мешать телефонные звонки.
33. Организуйте потенциально проблематичные совещания на нейтральной территории.
34. Найдите помещение, где не будут мешать.
35. Рассмотрите несколько вариантов “рассаживания” людей и выберите лучший.
36. Для информационных совещаний хорош круглый стол.
37. Все участники должны всех видеть и быть видимы всеми.
38. Рассадите людей на расстоянии длины руки друг от друга.
39. Не сажайте людей прямо против света.
40. Попросите участников отключить мобильные телефоны и пейджеры.
41. Не используйте излишне уютные кресла – в них клонит в сон.
42. Убедитесь, что аудио- видеотехника работает.
43. Следите, чтобы хозяева конференц-зала не преувеличили его вместительность, чтобы получить выгоду.
44. Убедитесь, что потребности людей со специальной диетой удовлетворены.
45. Не выставляйте перед совещанием слишком много алкоголя – он снижает продуктивность.
46. Продумайте вводное слово.
47. Вкратце ознакомьте участников с проблемой еще до совещания.
48. Сохраняйте доброжелательное выражение лица и приветливую интонацию.
49. Иногда записывайте себя (ведущего совещание), чтобы потом проверить, были ли вы ясны и убедительны.
50. Сделайте глубокий вдох перед тем, как начать.
51. Не прерывайте собеседников.
52. Старайтесь говорить одно и то же по-разному (разные формулировки) – участникам будет интереснее.
53. При переговорах ищите любые “области согласия”.
54. За успешное проведение совещания должна быть персональная ответственность.
55. При рабочих совещаниях старайтесь, чтобы была ротация председателей.
56. Если вы отклоняете некое предложение, найдите хотя бы одну “точку согласия”.
57. Убедитесь, что все мнения выслушаны.
58. Убедитесь, что последовательность пунктов в записях соответствует повестке дня.
59. Предложите председательствующему зачитать записи перед окончанием совещания.
60. Напишите записи сразу после окончания совещания, используя заметки по ходу дела.
61. В записях будьте кратки. Не отклоняйтесь от темы.
62. Побуждайте участников высказываться, задавая открытые вопросы.
63. Попросите участников честно дать вам обратную связь: каковы вы в качестве председательствующего.
64. Постарайтесь познакомиться с новичками до начала совещания.
65. До начала совещания обязательно ознакомьтесь с мнениями главных участников по данному вопросу.
66. Назначайте совещание на предобеденное время – больше вероятность, что он окончится вовремя.
67. В начале совещания сообщите участникам примерное время его окончания.
68. Осудите опоздавших.
69. Прекращайте не относящиеся к делу дебаты и приватные беседы.
70. Погасите вспышки гнева, попросив выразить причины, вызвавшие гнев.
71. Поддержите колеблющихся, смущающихся участников.
72. Ловите признаки интереса, внимания со стороны участников.
73. Если кто-то должен говорить следом за вами, не пропустите момент, когда он станет проявлять нетерпение.
74. “Выдергивайте” тихо сидящих, задавая им прямой вопрос, чтобы стимулировать обсуждение.
75. Убедитесь, что вы знаете, какие формальные дисциплинирующие процедуры вам доступны, перед началом официального совещания.
76. Ловите минуты тишины, чтобы “привести всех в порядок” во время бурного обсуждения.
77. Убедитесь, что вы знаете правила совещания.
78. Изолируйте “проблемных людей”, привлекая большинство на свою сторону.
79. Чтобы изменить атмосферу совещания, смените предмет обсуждения.
80. Удаление “проблемных людей” с совещания – крайняя мера.
81. Назначьте дату следующего совещания, пока все не разошлись.
82. Убедитесь, что все важные решения записаны.
83. Старайтесь любое совещание закончить на позитивной ноте.
84. Поблагодарите всех за присутствие и докладчиков – за активное участие.
85. Различайте писаные и неписаные правила.
86. На формальных совещаниях используйте диктофоны, чтобы записи были корректны.
87. Обеспечьте возможность участникам “посылать записочки”.
88. Сначала покончите с рутинными и административными вопросами.
89. Доска информации должна быть сразу за столом регистрации.
90. Если шумят, говорите стоя, чтобы повысить авторитет.
91. Наметьте четкие линии действия подкомитетов.
92. Не увлекайтесь формальностями – они погасят свободную дискуссию.
93. Сложные вопросы перепоручите рабочей группе- пусть отработают и доложат позднее.
94. Помните – вы имеете власть закрыть совещание (вы решаете этот вопрос).
95. Важные совещания записывайте на видео.
96. Упростите процедурную часть, где возможно.
97. Сохраняйте спокойствие, сталкиваясь с демонстративным поведением.
98. Устройте внеочередной перерыв, если страсти накалились.
99. Заранее обсудите с охраной, что делать с “проблемными людьми”.
100. Готовьте повестку дня следующего совещания сразу после окончания предыдущего.
