Чек-лист (check-list, або список перевірок) — це перелік, що складається з пунктів, які потрібно виконати або перевірити. Простими словами, чек-лист - список будь-яких справ на виконання.
Чек-листи чудово підходять як для перевірки, так і для організації робочого процесу. Вони дозволяють «на льоту» оптимізувати свою працю, в рази знижують кількість помилок і не дають забути про «важливі дрібниці».
Як працювати за чек-листами: 10 правил
1. Заповнюйте чек-листи чесно. Не відзначайте ті пункти, які не виконали, інакше така «робота» швидко перетвориться на звичку. Якщо вам постійно хочеться пропустити якісь завдання, подумайте: а чи так вони потрібні?
2. Уникайте механічного виконання. Якщо в якихось місцях ви почали ставити галочки на автоматі, зробіть роботу більш усвідомленою. Наприклад, якщо завдання подумати, записуйте результати роздумів.
3. Підписуйте чек-листи, якщо плануєте звертатися до них надалі або використовувати у командній роботі. Вказуйте дату, назву проекту та інші дані, необхідні для пошуку та обліку.
4. Регулярно оновлюйте та допрацьовуйте чек-листи – це допоможе постійно покращувати якість вашої роботи.
5. Працюйте над помилками. Допустивши якийсь промах, внесіть у чек-лист зміни, щоб більше його не повторювати.
6. Застосовуйте нові знання. Дізнавшись про прийом, який допомагає прискорити або покращити роботу, одразу додавайте його в чек-лист.
7. Вивчайте чужий досвід. Поцікавтеся, як виконують цю роботу ті, хто досяг у ній хороших результатів. Цілком може виявитися, що ви упускаєте щось важливе або робіть щось непотрібне.
8. Аналізуйте ефективність роботи. Регулярно переглядайте свій чек-лист і запитуйте себе: чи можна прискорити чи вдосконалити той чи інший етап?
9. Позбавляйтеся всього зайвого. Видаляйте завдання, які нічого не дають і лише забирають час. Видаляйте етапи, які з якоїсь причини втратили актуальність.
10. Періодично переглядайте весь робочий процес. Іноді краще не редагувати чек-лист, а скласти його вкотре, «з нуля». Ви накопичуєте знання та досвід, і ваш колишній підхід до роботи з часом може сильно застаріти.
Шаблони чек-листів в Ворді та Ексель ви можете знайти за посиланням
Читайте також: Як правильно складати чек-листи вчителю
Чим чек-лист відрізняється від списку справ
Ви можете подумати, що список справ і чек-лист — це те саме, адже вони обоє нагадують, що саме потрібно зробити. Однак є помітні відмінності:
- Список справ використовується лише раз, а чек-лист допомагає контролювати процеси, що повторюються.
- Чек-лист складається з обов'язкових пунктів, а пункти зі списку справ можна перенести, змінивши черговість або зовсім не робити.
Припустимо, ви вирішили зробити ремонт і склали перелік того, що потрібно купити. Чому це буде перелік справ, а не чек-лист? Тому що ви можете вирішити, що ламінат - це дуже дорого, і в результаті купіть на підлогу звичайний лінолеум. Або взагалі перенесете ремонт та зробите його за рік.
У яких випадках варто працювати за чек-листами
Зазвичай за чек-листами виконують завдання, які складаються з багатьох окремих кроків. Наприклад:
- Заходи щодо прибирання (квартири, офісу, робочого місця).
- Підготовка до важливих подій (до виступу, відпустки, весілля, відрядження).
- Регулярний догляд (за вихованцями, технікою, автомобілем).
- Аудити та профілактичні огляди (машини, комп'ютера, сайту).
- Створення продукту (меблів, одягу, сайтів, статей).
- Надання послуг (доставка товарів, організація свят, проведення семінарів).
Про використання у своїй роботі чек-листів варто замислитись у таких випадках:
- Якщо є ризик забути про якийсь етап.
- Якщо часто виникають помилки, які можна було б запобігти.
- Якщо в процесі роботи ви часто думаєте про те, що робити далі.
Чек-листи підходять і для разових заходів. Наприклад, перед походом у магазин люди часто складають список покупок, а перед поїздкою на море — список речей, які хочуть взяти із собою. Насправді всі великі завдання краще розбивати на окремі кроки, щоб полегшити їх виконання (цей процес називається декомпозицією).
Але максимальну користь приносять чек-листи, призначені для завдань, що повторюються. У цьому випадку їх можна постійно доопрацьовувати та вдосконалювати, а час на їх складання окупається з лишком.
Навіщо потрібні чек-листи
Чек-листи допомагають:
- Ні про що не забувати. Вони вчасно нагадають надіслати рахунок клієнту або змінити формат файлу.
- Уникати помилок. Допущені під час роботи промахи можна додати в чек-лист і більше не повторювати їх.
- "Розвантажити голову". З чек-листами не треба постійно згадувати, що і коли робити: ми можемо зосередитися на роботі.
- Підтримувати самодисципліну. У нас рідше виникає спокуса зайнятися сторонніми речами, схалтурити або пропустити якийсь важливий етап.
- Економити час. Не потрібно щоразу заново планувати роботу: правильно складений чек-лист служитиме довго.
- Швидко удосконалювати процес. Дізнавшись про нові прийоми та техніки, ми можемо відразу ж додати їх у свій чек-лист і почати застосовувати на практиці.
Правила
☑ Угруповання завдань. Використовуйте у великих чек-листах розділи та підзаголовки: це зробить їх більш упорядкованими та зрозумілими.
НІ ТАК
☑ Результат, а не дію. Дуже часто у чек-листах краще вказувати очікуваний результат, а не дію. Це знижує ризик недбалого виконання.
| Ні: | Так: |
| Протерти пил. | Пилу на меблях не видно. |
| Встановити на сайті соціальні кнопки. | На сайті використовуються соціальні кнопки. |
| Нагодувати кота. | Кіт ситий і задоволений. |
☑ Тестуйте. Якщо ви склали чек-лист для себе, вам у будь-якому разі доведеться його перевірити. Якщо чек-лист призначений для інших (наприклад, ваших співробітників), протестуйте його перед тим, як остаточно віддавати в роботу. Пройдіться разом з виконавцями по всіх пунктах і переконайтеся, що все йде як слід.
Тонкощі та нюанси
☑ Зберігайте вихідні чек-листи (з них ви робитимете копії для роботи) в окремій папці, де їх не можна випадково змінити або видалити. Кожну нову версію чек-листів архівуйте: вона може стати вам у пригоді.
☑ Якщо ви плануєте звертатися до вже завершених чек-листів (наприклад, для обліку) або якщо чек-листи призначені для командної роботи, передбачте шапку. Подумайте, які дані стануть у нагоді для пошуку, спільного використання, контролю або збору статистики. Ось кілька варіантів:
- Дата
- Назва проекту
- Категорія робіт
- Номер замовлення
- Ім'я клієнта
- Імена виконавців та учасників проекту
- Дедлайн
- Час початку та завершення
☑ Якщо під час роботи потрібно звертатися до інтернет-ресурсів або папок на комп'ютері, додайте активні посилання на них у чек-лист.
☑ Передбачте можливість контролю, якщо складаєте чек-лист своїх співробітників. Чи можна перевірити виконання завдань? Якщо ні, переформулюйте їх.
☑ Для особливих важливих робіт, у яких не можна допускати помилки, додайте до чек-листа додаткові чекбокси ☑ ☑ для перевірки:
☑ Якщо потрібно оцінити ефективність роботи, додайте в чек-лист стовпчик хронометражу. Фіксуйте у ньому час виконання завдань.
☑ Чек-листи можна складати з готових блоків, а також комбінувати один з одним. Наприклад, для розміщення будь-яких матеріалів у корпоративному блозі потрібно виконати ті самі дії. Отже, у чек-листах для кейсів, інтерв'ю, оглядів тощо буде присутній спільний блок — «Публікація».
