В последнее время специалисты PR-агентств довольно скептично смотрят на такой инструмент пиар, как пресс-конференция. Действительно, в последние 3-5 лет штаты редакций сильно "поредели", рентабельность СМИ падает, это отражается и на штате и на вовлеченности в подобные мероприятия. Иногда у издания на это просто "нет рук". Что же делать и как провести пресс-конференцию вашей компании, спикера или бренда максимально эффективно?
Мы составили для вас небольшой чек-лист, которым можно воспользоваться, если вам нужно организовать пресс-конференцию.
- Начните подготовку пресс-конференции как минимум за месяц, если вы начнете, например, за неделю, вы конечно, уложитесь, но качество будет не на высоте.
- Определите ключевых спикеров, иногда можно пригласить статусных лиц, политиков, звезд, чиновников при проведении пресс-конференции, это гарантирует дополнительный интерес со стороны СМИ. Таких "звезд" надо бронировать и договариваться с ними заранее. Приглашая статусного спикера, следите за тем, как его имидж соотносится с ценностями вашего бренда и компании. Ответьте себе на вопросы: подходит ли этот спикер нашей компании? Как его участие отразится на имидже компании сейчас и в дальнейшем?
- Определите локацию пресс-конференции: офис компании, сторонняя площадка, объект или профессиональный пресс-зал в информационном агентстве. Статус тут тоже играет особую роль, так проведение пресс-конференции в ИНТЕРФАКС даст больший результат. В то же время, у меня есть опыт проведения пресс-конференций и в бизнес-центрах и прямо на строительных объектах - интерес всегда зависит от контента. Но удобство и транспортная доступность - не последние факторы.
- Локация должна быть удобной для журналистов и гостей, которые приезжают как на частном, так и на общественном транспорте. Однажды я попала в ситуацию, когда журналист пришел на мероприятие на костылях: а на объекте не было лифта. Пришлось извиниться, выдать ему материалы и отправить в редакцию на автобусе - помочь подняться на 30-ый этаж без риска для здоровья не представлялось возможным.
- Бронируя дату пресс-конференции, посмотрите, какие еще события происходят в этот день в городе, чтобы они не оттягивали внимание СМИ
- Позаботьтесь о сценарии для спикеров
- Подготовьте все необходимые документы: анонс, справки о спикерах, факт-лист о компании, презентационные материалы, инфографику. Пожалуйста, не раздавайте тучу бумаги: сейчас есть флешки, файлы в облаке и вот это все)
- Иногда приглашения на пресс-конференции бывают очень оригинальными: одна компания в 2000-х годах прислала журналистам по тем временам баснословно дорогие планшеты с приглашением на пресс-конференцию. Планшет можно было оставить себе. Конечно же, пришли все.
- Не ленитесь сделать личный обзвон перед пресс-конференцией и список аккредитации журналистов
- Как правило, после пресс-конференции можно устроить небольшой фуршет или кофе-брейк. Подумайте о том, чтобы еда не пачкала руки и одежду — соусов и жидких кремов, капающих на одежду быть не должно, а еды должно обязательно хватить на всех. Тут действует простое правило: лучше меньше, но лучше по качеству, но хватить должно на всех!
- Если вы хотите подарить подарки журналистам, которые пришли на пресс-конференцию, то пусть это будет что-то полезное, сотая ручка с логотипом компании никому не нужна. Зарядки для телефона, пауэрбанки, теплые шарфы зимой и бронированные вьетнамки летом, по размеру, конечно!
- Обязательно продумайте, где будут снимать ваших спикеров и как (до или после пресс-конференции), если на нее аккредитовано ТВ. Обратите внимание на типичную ошибку - стол без юбки. Когда снимают такой стол, то на фото обычно коллекция скрюченных в разных позах ног.
- Список участников пресс-конференции с фото будет более удобен журналистам
- Продумайте, смогут ли журналисты задать дополнительные вопросы, предупредите спикеров, что иногда вопросы бывают не по теме пресс-конференции и журналисты часто приходят только для того, чтобы их задать, выделите зону для брифинга или для приватных переговоров, если это необходимо.
- Обязательно разошлите пост-релиз тем, кто не попал на пресс-конференцию
- Всегда отвечайте на дополнительные вопросы журналистов, даже если они заданы через месяц после проведения мероприятия
9 полезных советов по организации пресс-конференции
Пресс-конференция — событие, с которым рано или поздно в своей карьере сталкивается любой пиарщик. Как сделать так, чтобы спикеры и журналисты чувствовали себя комфортно, а компания по итогам получила максимум публикаций? Чек-лист подготовки пресс-конференции
1.Один инфоповод
Мероприятие должно строиться вокруг одного информационного повода. Если у компании есть несколько новостей, нужно отработать каждую отдельной активностью. Смешивая все поводы в одном ивенте, мы имеем следующие риски: несчитывание СМИ заготовленного сообщения и, как следствие, некачественные информационные материалы на выходе. Это приведет, фактически, к потере качественных инфоповодов и неполучению ЦА необходимой информации.
Итак, 1 повод = 1 событие. Причем повод должен быть значительным, свежим и актуальным для рынка.
2. Площадка
Помещение должно отвечать техническим, эстетическим и стилистическим требованиям, находиться в подходящей части города, района, быть не большим и не маленьким, полностью соответствовать всей концепции мероприятия. Площадка, подходящая абсолютно по всем параметрам, — большая редкость и даже удача. Обычно приходится дорабатывать недостающие детали, закупать, продумывать, ремонтировать, приглашать большое количество узкоспециализированных подрядчиков. Важно проверить каждую мелочь. На площадке должна царить идеальная чистота, все оборудование должно быть исправно, — проверяем функционирование всех деталей в каждой зоне – от сцены до WС.
Также не забываем, что наши гости могут иметь различные потребности, которые не присущи нам. Например, вы не курите. Однако как устроитель мероприятия, обязаны позаботиться об организации зон для курения (например, если они не предусмотрены в туалете, а на площадке есть терраса, распорядитесь, чтобы там были разложены пепельницы, а в холодное время года — и пледы.
3. Концепция пресс-конференции и её стилистическая выраженность
Концепция должна соответствовать инфоповоду и считываться в каждой детали: оформлении сцены, всех зон, аудио-визуальном сопровождении, мебели, раздаточных материалах и т.д.
4. Тайминг
Следует тщательно продумать тайминг конференции: выделить достаточно времени на сбор участников, выступление спикеров, сессию вопросов – ответов, неформальное общение спикеров с журналистами, развлекательную часть (если она будет), банкет/фуршет и т.д.
5. Визуальная составляющая
Все просто: даешь хорошую презентацию! Хорошая – это: аккуратная, ненагроможденная, «чистая» презентация. Минимум текста, максимум изображений, инфографики, диаграмм. Все эти данные позволят спикеру не потерять мысль, а слушателям – сориентироваться в большом информпотоке и запомнить основные моменты.
6. Выбор спикера (-ов)
В зависимости от инфоповода, это может быть человек, занимающий в компании топовую позицию, или сотрудник, принимавший непосредственное участие в событии, освещаемом на пресс-конференции, а также топ-менеджер того подразделения компании, которым был разработан анонсируемый продукт/услуга.
— на месте спикера должен быть человек, который сможет достойно презентовать идею конференции;
— это человек, которого ожидают увидеть представители СМИ и блогерского сообщества (и никак не меньше).
Естественно, спикеров не может быть много. Однако вопросов может и должно быть много. И какой бы развернутый и продуманный Q&A (Questions & Answers) мы не подготовили для нашего спикера, ему может быть задан вопрос, ответом на который он владеет не очень хорошо. Для этого на первом ряду в зале размещаем специализированных специалистов из различных подразделений компании, которые смогут компетентно осветить «околовопросы» конференции. При необходимости, спикер может предоставить право ответа одному из этих специалистов.
Учитываем и следующее: спикер – человек. А значит, подвержен всем человеческим страстям и недугам. Кроме того, в жизни случается всякое. На случай, если ваш спикер сильно заболел/попал в аварию/срочно покинул страну по более срочным и неотложным вопросам компании, у вас должен быть человек, который сможет его заменить.
Внешний вид спикера, его моральная и информационная подготовка находятся также в зоне нашей ответственности, однако это большая тема, достойная освещения в отдельной статье.
7. Условия для работы спикера
Необходимо создать максимально комфортные условия, поскольку сама позиция спикера уже предполагает сильный стресс для человека. Нужно продумать все – от комфортного расположения выступающего — удобного кресла, стула — до комфортного освещения во время выступления (не светит ли в глаза прожектор, видит ли спикер зал и каждого слушателя — во время вопросов ему нужно будет видеть журналиста, который задал вопрос из зала).
8.Техническая часть
Очень важный момент. Нужно настроить и проследить за функционированием огромного количества технических единиц: светового, звукового оборудования, видео-оборудования, гаджетов (при их наличии на площадке). Данный пункт включает достаточно широкий фронт работ, поэтому при проведении масштабной пресс-конференции за техническую часть обычно отвечает целый пул специализированного персонала.
9. Логистика на площадке
Продумана таким образом, чтобы создать условия, максимально комфортные для перемещения гостей. Попробуйте абстрагироваться от своей позиции организатора и представить себя на месте гостя, который находится в данном помещении впервые. Пройдите весь его путь от входа до фуршетной зоны. Задайте себе вопрос: насколько интуитивно легко понять, где находится та или иная зона. Кроме того, можно попросить одного из ваших коллег, который впервые прибыл площадку для помощи вам в организации пресс-конференции, оценить помещение глазами гостя. Чтобы помочь участникам сориентироваться в незнакомом месте, каждому из прибывших среди прочего раздаточного материала вручаем план помещения с отмеченными на нем зонами (план, конечно, не нужен в случае, если зал достаточно небольшой и гости могут сориентироваться без него).
Чек-лист: 12 шагов к идеальной пресс-конференции
Пошаговая инструкция, которая поможет организовать пресс-мероприятие на должном уровне, и получить желанные публикации в медиа.
Пресс-мероприятия прочно вошли в жизнь публичных личностей, официальных, торжественных и массовых мероприятий. Презентации, пресс-конференции, автограф-сессии, различные перформансы не могут обойтись без длинного списка аккредитованных представителей СМИ.
Справедливости ради нужно сказать, что с развитием инструментов интернет-маркетинга, которые позволяют отслеживать и собирать статистику о конверсионных показателях информационных партнеров, организаторы уже давно перестали смотреть через «розовые очки» на прошлый долгосрочный опыт сотрудничества. Сейчас мы точно видим, кто, сколько и как быстро приводит аудиторию и делает продажи. Можем оценить и качество пришедшей аудитории. Иногда бывает так: я с сожалением отмечаю, что уважаемый мной ресурс сильно потерял в трасте у читателей, и тогда мы пересматриваем условия сотрудничества.
В этой статье не будем вас учить ставить utm-метки, замерять статистику и вести таблички. Мы же разберем пошаговую инструкцию, какие действия необходимо сделать, чтобы пресс-мероприятие состоялось, как вы и задумали, прошло на должном уровне и принесло отличные результаты.
В 2021 году вкус к сочным пресс-мероприятиям вернулся в полной мере. Ведь мы, как никогда прежде, жаждем живого общения, не в Zoom и Skype, не голосовыми сообщениями и ссылками на файлы, мы жаждим встреч, готовимся с волнением, стараемся произвести впечатление, переплюнуть самих себя в организации и концепции. В то же время и журналисты тоже соскучились по ивентам.
Первое, что вы должны понять перед подготовкой к пресс-мероприятию, это то, что именно вы должны заинтересовать то или иное СМИ, представить в определенном ракурсе тему и само мероприятие. Необходимо заранее подобрать именно те издания, чьими читателями является ваша целевая аудитория, и вы должны четко понимать, как тот или иной материал сделать уникальным для каждого приглашенного издания/канала. Иногда это означает, что один и тот же инфоповод придется «переписать» раз 20, а то и больше.
Итак, 12 действий, которые помогут подготовиться к пресс-конференции на отлично, и получить от нее максимум.
1. Подготовить список СМИ
Для подготовки воспользоваться лентой новостей поисковика, который для вас является наиболее комфортным, например «google». Затем выбрать все новости в хронологическом порядке и найти всех, кого цитирует поисковая машина до 4-5 страницы. Выписать контакты редакции, отдела PR или сотрудничества.
Не звоните и не пишите в рекламный отдел! Думаем, не надо объяснять причину. Важно изучить сам ресурс или издание: выпишите хотя бы 2-3 существующие рубрики, в которых ваша тема будет отлично смотреться.
2. Составить анонс
Он должен быть четкий, понятный, но при этом интригующий и должен содержать в обязательном порядке основную информацию:
- описание «что-где-когда»;
- тайминг мероприятия;
- список спикеров и вопросов к обсуждению;
- порядок аккредитации;
- сроки, порядок, формат согласования материалов;
- ваши предложения по формату конечного материала с указанием разделов / рубрик именно этого СМИ;
- контактные данные;
- дедлайны;
Отправить сотруднику, с кем уже был контакт ...
Обзвонить всех спустя два дня ...
Взять контакты представителя СМИ ...
Подготовить раздаточный материал ...
Продумать зону проведения мероприятия
Этапы проведения пресс-конференции
Пресс-конференция — это мероприятие со строгим регламентом. Со стороны организатора в нем участвуют: спикеры, модератор или ведущий, администратор на стойке регистрации, официанты, если планируется фуршет.
Основные этапы:
- Встреча и регистрация журналистов. При входе представителей прессы встречает человек, провожает их до стойки регистрации. Там администратор отмечает пришедших, выдает им раздаточные материалы и бейджи.
- Открытие пресс-конференции. Модератор приветствует гостей и представляет спикеров.
- Выступления. После вступительного слова модератор или сами спикеры кратко презентуют инфоповод и свои тезисы. Вступительное слово не должно длиться больше 10 минут. Иначе мероприятие затянется, а журналисты потеряют внимание.
- Ответы на вопросы журналистов. Это основная часть пресс-конференции. Заранее прикиньте, на сколько вопросов успеют ответить спикеры за отведенное время. Скорее всего, не получится дать слово всем журналистам. Это нормально. Они все равно напишут статьи по содержанию дискуссии.
- Заключительное слово. По истечению времени модератор благодарит журналистов и сообщает о дальнейших мероприятиях, если они запланированы.
- Неофициальная
часть. После закрытия пресс-конференции проводят фуршет или кофе-брейк.
Это важный этап, на котором журналисты могут получить эксклюзивные
материалы во время неформального общения со спикерами.
Как выбрать инфоповод для пресс-конференции
Чтобы привлечь представителей СМИ, необходим яркий инфоповод. Журналисты должны понимать, что их ждет сенсация, которую нельзя пропустить.
Встречу с прессой организуют, чтобы анонсировать мероприятие или коллаборацию, представить новый продукт, прокомментировать скандал, обнародовать исследование и рассказать о достижениях. Но не каждое событие в компании может стать поводом для пресс-конференции.
Инфоповод должен:
- быть новым и уникальным;
- вызывать эмоции и любопытство;
- быть интересным для приглашенных СМИ и их целевой аудитории;
- отвечать трендам рынка и социально-политической обстановке;
- поддерживать имидж бренда и работать на репутацию компании.
Сейчас внимание масс приковывает искусственный интеллект, виртуальные вселенные и товары (NFT), забота о себе и экологии. Актуальными часто становятся инфоповоды вокруг этих тем. Например, компании анализируют, как можно использовать ИИ в отрасли и представляют результаты на пресс-конференциях.
Лучше придерживаться правила: одна пресс-конференция — один значимый инфоповод. В противном случае целевые СМИ могут не понять идею мероприятия. А спикерам и ведущим будет сложно сохранять фокус и контролировать ход дискуссии.
Правила подготовки и проведения пресс-конференции
Подготовка к пресс-конференции состоит из девяти основных этапов. Для каждого из них есть свои правила и рекомендации.
Формулировка темы. Недостаточно найти инфоповод, важно его правильно «упаковать». Тема должна быть лаконичной, четкой и желательно необычной. Она должна заинтересовать журналистов и мотивировать их потратить рабочий день на пресс-конференцию. Например, интересная тема — «Итоги года BOSCH. Как повысить прибыль в условиях санкций», менее интересная — «Обсуждение годового финансового отчета BOSCH».
Выбор даты и времени. Лучше выбирать будний день, на который не запланировано других крупных бизнес-мероприятий и праздников. Не стоит проводить пресс-конференцию в период ПМЭФ или в дни выступлений политиков. Все журналисты будут там.
Рекомендуемое время — с 11 до 16 часов. Рано утром многие СМИ проводят организационные собрания. А если начать позже, журналисты могут не успеть подготовить материал для вечерних выпусков новостей на радио и телевидении.
Поиск помещения. Выбирайте залы, пресс-центры или креативные пространства в центре города, куда легко добраться на общественном транспорте. Убедитесь, что посадочных мест хватит всем гостям.
Место проведения должно соответствовать концепции мероприятия. Не обязательно арендовать формальный конференц-зал. Например, если ваша компания решила отказаться от пластиковых упаковок, которые убивают миллионы рыб, можно провести встречу с прессой в океанариуме.
Заказ еды и напитков. На пресс-конференции журналистов принято обеспечивать бутилированной водой. А после — устраивать кофе-брейк или фуршет. Заранее установите кофемашины, закажите легкие закуски или кейтеринг.
Совет от человека, который был по обе стороны баррикад: кормите журналистов и будьте вежливы, даже если выход материала был вами оплачен — это напрямую влияет на качество итоговой публикации.
Подготовка оборудования. Необходимы столы, стулья, компьютеры, микрофоны, звуковая система, осветительные приборы, таблички с именами спикеров. Если планируется трансляция, разместите камеры и выделите места для операторов. Отдельно оборудуйте стойку для регистрации журналистов. Перед началом обязательно проверьте, что вся техника включена и исправна.
Также обратите внимание на то, как выглядит в объективе спикер на фоне экрана/баннера. Делать это нужно с той точки, где будут сидеть журналисты, чтобы заранее понять, нужно ли разместить баннер дальше/ближе, выше/ниже.
Составление программы. Продумайте, из каких частей будет состоять пресс-конференция, сколько времени нужно для вступительной речи, а сколько останется на вопросы журналистов. На каждый из этапов нужно выделить строгое время и придерживаться его. Рекомендуемая продолжительность пресс-конференции — 40–60 минут.
Подготовка пресс-пакетов. Это раздаточные материалы для журналистов, которые содержат краткую информацию о компании, спикерах и обсуждаемых вопросах. Если пресс-конференция посвящена выпуску нового продукта, выделите участникам буклеты с характеристиками и рекламными тезисами.
Приглашение журналистов. Первое приглашение нужно разослать не позже, чем за неделю до мероприятия. За 2–3 дня до начала пришлите напоминание и пресс-релиз. В нем укажите время и место, тему и примерный круг вопросов, которые планируете обсуждать. За сутки прозвоните всех приглашенных. Так вы сможете прикинуть, сколько человек из каких изданий придет и лучше подготовиться к встрече.
Подготовка спикеров. Пропишите ключевые тезисы, которые должны прозвучать на мероприятии. Если на вопросы будет отвечать несколько человек, определите конкретный круг вопросов и тем для каждого. Так они не будут перебивать и путать друг друга. Чтобы спикеры не растерялись в процессе, заранее разберите возможные сложные и провокационные вопросы.
Во время пресс-конференции модератор должен следить за таймингом, ограничивать количество вопросов, если времени остается мало.
